Soluzione realizzata da SYSDAT.IT
Settore: Multisettore
Funzione: Amministrazione
Esigenza
Per gestire digitalmente l’approvazione e la registrazione delle fatture di acquisto ricevute dai fornitori c’era la necessità di automatizzare la gestione del processo approvativo del ciclo passivo attraverso un flusso di workflow.
Realizzazione
Attraverso ARXivar, è possibile gestire i documenti e monitorare i processi approvativi, veicolare e facilitare lo scambio informativo dentro e fuori l’azienda. ARXivar si modella sulle puntuali esigenze del cliente e permette, in particolare, di dematerializzare e gestire in modo efficace le attività aziendali, partendo dall’organizzazione e la condivisione dei documenti della fatturazione elettronica e dalla conservazione a norma per arrivare alla gestione automatica di processi aziendali.
Il processo di Gestione Fatture Ricevute viene attivato automaticamente quando viene ricevuta una fattura d’acquisto in ARXivar. Il processo recupera l’ordine contenuto nella fattura e, tramite chiamata web service verso SAP, viene recuperato il relativo utente responsabile.
Se non è possibile recuperare il responsabile tramite chiamata SAP, quest’ultimo viene recuperato tramite la lettura dell’anagrafica fornitori.
L’ufficio amministrativo verifica la fattura, e contatta il responsabile solo nel caso di mancanza documenti o di squadrature.
Al termine del processo l’amministrazione provvede a registrare la fattura.
Risultati
Prima della configurazione del processo in ARXivar, all’arrivo di una fattura d’acquisto, questa veniva stampata e veniva gestita portandola di ufficio in ufficio per l’approvazione e la registrazione, con il rischio di errori nell’imputazione manuale dei dati riportati da stampa a sistema. Il tempo di conclusione del processo, inoltre era inevitabilmente piuttosto elevato.
Il processo ha favorito notevolmente la reperibilità delle informazioni, ha snellito la gestione dei documenti, poiché il tutto viene gestito digitalmente. Inoltre, non è più necessario occupare spazio per l’archiviazione delle fatture cartacee.
SYSDAT.IT
Da 40 anni supportiamo le aziende nel raggiungimento degli obiettivi di business con servizi IT di consulenza, installazione, customizzazione e assistenza su soluzioni leader di mercato. Soddisfiamo le specifiche esigenze realizzando applicazioni ad hoc e mettiamo in comunicazione sistemi diversi. Progettiamo, implementiamo e gestiamo l'infrastruttura che supporta i sistemi informativi aziendali.
Ci siamo specializzati nei mercati del Fashion&Luxury, Manufacturing
, Food&Beverage, GDO e Finance.
Il nostro obiettivo è trasformare, integrare e velocizzare le metodologie di lavoro grazie alla digitalizzazione dei processi aziendali e all'implementazione e integrazione delle migliori soluzioni software e tecnologiche presenti sul mercato.
